Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu trữ hàng hoá. Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng sản phẩm hiện có.
Đây là một công việc vô cùng quan trọng mà kể cả những người mới bắt đầu kinh doanh. Những người đã có kinh nghiệm lâu năm đều phải đau đáu tìm ra biện pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn một vài lời khuyên hữu ích để cải thiện vấn đề này.
Nội dung chính trong bài viết
1. Quy trình 6 bước quản lý kho hàng
2. Bí quyết giải phóng hàng tồn kho
Những điều cần làm trong quy trình quản lý kho hàng
Một doanh nghiệp làm việc hiệu quả là một đơn vị làm việc theo các nguyên tắc và quy trình. Với những công việc cần cẩn thận và tỉ mỉ như quản lý kho hàng, quy trình càng đóng vai trò không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải kho hàng nào cũng lưu trữ các sản phẩm giống nhau nên mỗi đơn vị lại có quy trình đặc thù riêng biệt.
Ở phần này, Uplevo sẽ cung cấp các thông tin về các bước buộc phải có trong quy trình quản lý kho hàng.
1. Sắp xếp kho hàng một cách khoa học
Đừng biến nhà kho của bạn trở thành một mê cung để rồi gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm. Việc sắp xếp, bố trí hàng hoá là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ an toàn.
Hãy để việc quy hoạch này triển khai ngay từ đầu và có những tiêu chí để chia sản phẩm thành các vùng riêng biệt khác nhau. Đồng thời cũng kèm theo những bảng chỉ dẫn cụ thể, sơ đồ, và các bảng tên, thông tin riêng cho từng loại sản phẩm để dễ nhận diện.
2. Soát hoá đơn, phiếu nhập, xuất kho
Ngày nay các công ty, doanh nghiệp thường trả lương khá cao để thuê nhân viên đảm nhiệm chức vụ này. Đây là một trong những công việc chính liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý kho. Việc biết cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận kiểm tra rất nhiều chứng từ, xuất, nhập, lưu chuyển hàng hoá vốn là công việc không phải dễ dàng.
Bên cạnh đó, công việc này cũng không phải chỉ là ghi chép đơn thuần mà phải thực hiện sao cho tối ưu và hiệu quả nhất. Vì thế, bắt buộc nhân viên của bạn phải thành thạo các cách tính toán hàng hoá nhập kho, xuất kho và am hiểu nhất định về sản phẩm mình đang quản lý.
3. Kiểm kê kho hàng định kỳ
Vì nhiều yếu tố khác nhau mà hàng hoá trong kho vẫn có thể xảy ra thất thoát. Do đó, việc kiểm kê sản phẩm trong kho hàng định kỳ là một công việc cần thiết để xác định lượng hàng hoá thực tế trong kho so với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có trùng khớp hay không. Bất kỳ chênh lệch nào cũng cần được làm rõ để tìm ra nguyên nhân để khắc phục và ngăn chặn việc lặp lại.
Đồng thời, việc kiểm kê cũng sẽ giám định được chất lượng sản phẩm, có bị hư hỏng, hao mòn, hay giảm giá trị gì không. Đặc biệt hơn là xác định được tình hình kinh doanh của công ty rằng sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào bán kém và cả lượng hàng tồn kho.
Nắm được những thông tin này càng sớm thì công ty sẽ càng dễ đưa ra những cách giải quyết nhanh chóng.
4. Nâng cao sự bảo vệ
Mỗi nhà kho cần có một đội bảo vệ chuyên nghiệp và tận tâm. Đội bảo vệ sẽ là những người chủ chốt đảm bảo cho sự an toàn cho nhà kho và sản phẩm của công ty. Không để người lạ tiếp cận kho hàng, kiểm tra những người không phận sự cũng như giám sát việc luân chuyển hàng hoá,… sẽ là những việc do đội bảo vệ đảm nhận mỗi ngày.
Ngoài ra, nhà máy cũng cần cung cấp đủ ánh sáng, lắp hệ thống camera, cửa từ,… để đảm bảo cho an ninh được tốt nhất có thể.
5. Quy định mã vạch và in lên sản phẩm
Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp quản lý kho hàng bằng mã vạch với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch trên lô hàng đã được nhập kho. Mỗi nhóm hàng hóa đều được quy ước một mã vạch tương ứng.
Chức năng của mã vạch này là nhận dạng đặc điểm sản phẩm và nắm bắt thông tin sản phẩm trong suốt lịch sử giao dịch sau này. Tất cả các thông tin ấy sẽ được lưu vào máy tính người quản lý và họ sẽ biết được sản phẩm qua mã vạch.
6. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Với việc triển khai ứng dụng các Phần mềm quản lý kho hàng để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp công ty, doanh nghiệp hạn chế được những sai sót và mất mát.
Rõ ràng, việc sử dụng một phần mềm quản lý kho sẽ giúp cho việc kiểm kê trở nên thuận tiện, nhanh chóng và đảm bảo kết quả chính xác. Tuy sẽ tốn một khoản chi phí nhất định của công ty nhưng hiệu quả mà nó mang lại là điều hiển nhiên, không cần bàn cãi.
>> Tham khảo:
Bí quyết giải phóng hàng tồn kho
Hàng tồn kho luôn là một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Nếu như doanh nghiệp của bạn bị dính hàng tồn kho trong kinh doanh, hãy tham khảo 7 bí quyết sau:
1. Giảm giá sản phẩm tồn kho
Nếu muốn giải phóng hàng tồn kho thì cách dễ dàng nhất là giảm giá. Hãy bắt đầu từ những cái nhỏ, rồi tiếp tục giảm giá xuống thấp hơn và nhân rộng sản phẩm. Khách hàng thường có xu hướng so sánh giá cả và đối chiếu lợi ích trước khi ra quyết định mua hàng.
Vì thế khi giảm giá doanh nghiệp nên cân nhắc một số mức giá hợp lý. Đừng nghĩ rằng giá thật rẻ thì sẽ có nhiều người mua. Vì nó còn phụ thuộc vào cách quảng bá sản phẩm.
2. Làm mới hoặc tái tiếp thị
Hãy trưng bày lại cửa hàng, thay đổi sản phẩm trên kệ hàng, di chuyển mọi thứ, trang trí lại biển hiệu chỉ dẫn,… Điều này cũng giống như bạn đang khoác cho hàng hóa một diện mạo mới, và khiến khách hàng tập trung sự chú ý hơn.
Ngay cả trên website cũng nên chụp ảnh sản phẩm kèm theo phần mô tả chi tiết lợi ích sản phẩm mang lại.
3. Dùng hàng tồn kho làm quà tặng kèm
Khi đi mua sắm mà còn được tặng quà kèm theo là một điều chắc hẳn ai cũng cảm thấy thú vị. Với những sản phẩm tồn kho bạn hoàn toàn có thể tận dụng để tặng kèm, và quan trọng là điều chỉnh giá phù hợp để không bị lỗ vốn.
4. Bán hàng tồn kho theo combo
Thay vì bán lẻ từng sản phẩm thì bạn có thể gộp chúng cùng hàng tồn kho thành combo để dễ bán hơn. Đây là cách để chào bán hai hay nhiều sản phẩm trong cùng một gói dịch vụ.
Mức giá của combo này sẽ thấp hơn khi khách hàng mua riêng lẻ từng sản phẩm, khiến khách hàng dễ chấp nhận để mua thêm thì họ thấy lời nhiều. Mặt khác, doanh nghiệp lại có cơ hội “đẩy” hàng tồn bằng cách bán kèm chúng với các sản phẩm cùng thương hiệu.
>>> Nghệ thuật bán hàng theo gói – combo
5. Ký gửi hàng tồn kho
Phương pháp thường rất hiệu quả với mặt hàng quần áo, mỹ phẩm,… Khi ký gửi tại các cửa hàng có doanh thu tốt và vị trí đẹp, hàng tồn sẽ được đẩy nhanh số lượng cần tiêu thụ.
Đó cũng là cơ hội để tạo dựng mối quan hệ với chủ cửa hàng cho những lần hợp tác sau này.
6. Tạo sự kiện để tiêu thụ hàng tồn kho
Để giảm bớt hàng tồn kho và thu hồi vốn, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận chịu thiệt hại để bán được hàng. Và một phương pháp có thể vừa thanh lý hàng tồn, vừa quảng bá tên tuổi đó là tạo sự kiện để thu hút sự chú ý.
Sự kiện có thể là tặng quà tri ân, ưu đãi khách hàng thân thiết, tặng mã giảm giá coupon, voucher,…
7. Quyên góp từ thiện
Việc quyên góp hàng tồn kho cho một tổ chức từ thiện nếu bạn không thể bán nó cũng là một ý tưởng hay. Điều này vừa giúp người quản lý kho hàng đẩy được một lượng hàng đang tồn đọng quá lâu, lại tạo danh tiếng tốt cho doanh nghiệp bởi khách hàng thường có thiện cảm tốt với các doanh nghiệp làm việc hướng tới cộng đồng.
Trên đây là những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất mà Uplevo đã tổng hợp được để gửi đến các bạn. Hi vọng rằng, sau bài viết này, việc quản lý kho hàng sẽ không còn khiến bạn băn khoăn với các bạn nữa. Thay vào đó là sử dụng quỹ thời gian trước đây dùng cho việc quản lý kho vào suy nghĩ các chiến lược kinh doanh để làm giàu!
